Estrutura de funcionamento

Além dos cargos oficiais (requeridos por lei) dos órgãos sociais, a Wikimedia Portugal possui um Conselho de Gestão (Board), composto de cargos funcionais, que implementa uma distribuição de tarefas mais adequado ao funcionamento da associação. O Conselho funciona como uma estrutura complementar aos órgãos sociais, pelo que os seus cargos podem sobrepor-se aos daqueles (exceto aos do Conselho Fiscal).

Conforme o disposto no Regulamento Interno, existem 6 departamentos, pelos quais são distribuídas as tarefas recorrentes necessárias ao funcionamento regular da WMPT. Cada departamento possui um coordenador que assume a responsabilidade pela execução das tarefas da competência desse grupo, e pelo menos mais um membro (idealmente mais dois), formando uma equipa de trabalho. O conjunto dos coordenadores forma o Conselho de Gestão da WMPT. O Conselho pode criar, fundir ou redistribuir departamentos e os cargos de coordenação, conforme deliberar necessário.

Além disso, definem-se 4 áreas centrais de ação que orientam a definição do plano anual de atividades. Para cada projeto a executar como parte do plano, serão formadas equipas de trabalho (task forces). Estas equipas são temporárias e específicas para cada projeto, pelo que em princípio não haverá cargos permanentes associados a essas áreas.

As tabelas seguintes sumarizam esta estrutura, que é descrita abaixo em maior detalhe:

Órgãos sociais
Órgão	Elementos
1. Direção	Presidente
	Secretário
	Tesoureiro
2. Conselho fiscal	Presidente
	Secretário
	Vogal
3. Assembleia geral	Presidente
	Secretário
	Vogal

Conselho de Gestão (Board)
Departamento	Elementos
1. Coordenação	Dois ou mais (idealmente 3) membros por cada departamento: Um coordenador e um ou mais vogais
2. Outreach
3. Comunicações
4. Informática
5. Tesouraria
6. Angariação de fundos

Áreas de ação
Área	Elementos
1. Coleção de conteúdo livre	Para cada projeto é formada uma equipa própria, de dimensão variável
2. Criação de conteúdo livre
3. Disseminação de conteúdo livre
4. Apoio aos projetos Wikimedia em Portugal

Contextualização

Esta estrutura de organização foi proposta com base em várias discussões, incluindo:

• 01/Mai/2010 — durante a III Assembleia Geral
• 19/Out/2010 — numa mensagem enviada à mailing list
• 27/Fev/2011 — durante a IV Assembleia Geral
• 16/Ago/2011 — numa mensagem enviada à mailing list
• 26/Ago/2011 — numa reunião da Direção
• 02/Out/2011 — numa reunião da Direção

Com base nos princípios definidos nessas discussões, foi elaborada uma proposta que foi apresentada e aprovada na VI Assembleia Geral. A proposta aprovada procurou cumprir dois objetivos principais:

1. Definir cargos que reflitam melhor a missão e forma de funcionamento da WMPT
2. Distribuir tarefas de forma mais equilibrada e abrangente que o permitido pela estrutura existente de órgãos sociais, o que tem como benefícios:
   • aumentar a autonomia dos membros, e permitir a integração de mais pessoas na gestão ativa da WMPT;
   • dividir as funções administrativas em cargas mais leves, para que todas as as tarefas necessárias sejam executadas, mas ao mesmo tempo cada membro tenha possibilidade de participar nas actividades propriamente ditas.

Tendo sido aprovada em AG, nova estrutura entrou em vigor no mandato 2012-2013, que iniciou a 1 de Janeiro de 2012.

1) Órgãos sociais

Estes cargos estão definidos nos Estatutos, e são posições permanentes na Wikimedia Portugal. São ocupados por mandatos fixos, de dois anos, embora possam ser feitas reatribuições em casos excecionais, conforme definido no Regulamento Interno.

Direção

• Presidente
• Secretário
• Tesoureiro

Conselho Fiscal

• Presidente
• Secretário
• Vogal

Assembleia Geral

• Presidente
• Secretário
• Vogal

2) Conselho de Gestão (Board)

Estão definidos seis departamentos semi-permanentes, destinados a distribuir as funções administrativas da Wikimedia Portugal, isto é, tarefas recorrentes que são necessárias ao funcionamento da associação. O conjunto dos coordenadores de cada departamento constitui o Conselho de Gestão da Wikimedia Portugal. Estes departamentos estão definidos no Regulamento Interno, mas podem ser modificadas em número e natureza por decisão do Conselho de Gestão. As equipas de cada departamento deverão ter um mínimo de dois elementos: um responsável (coordenador) e pelo menos mais um colaborador. Recomenda-se um número de três membros (um coordenador e dois vogais). Sendo uma estrutura de organização complementar aos cargos oficiais, a afiliação de membros a estas equipas pode sobrepor-se a cargos nos órgãos sociais, exceto aos do Conselho Fiscal.

A natureza e função dos departamentos está definida de forma a favorecer o equilíbrio na distribuição das funções administrativas, para que nenhum membro se sobrecarregue com essas tarefas, e assim todos tenham a oportunidade de tomar parte nas equipas de trabalho (task forces) para a organização de atividades específicas dedicadas à execução da missão da associação. Quaisquer reestruturações deverão ter este princípio em consideração.

1) Coordenação Coordenação/distribuição de tarefas Marcação/coordenação de reuniões (membros dos órgãos, departamentos, etc.) Convocatórias de AGs (todos os associados) Inscrições na mailing list (solicitar dados, se necessário; instruir novos membros a apresentar-se, ou apresentá-los) Acolhimento/orientação de novos membros "Recrutamento" de novos associados: Doadores Participantes em eventos Editores das wikis Membros da mailing list 2) Outreach Redes sociais o quê: divulgar atividades, responder a comentários, mencionar notícias/efemérides onde: facebook, twitter & identi.ca, youtube, blog Comunicação com a WMF e chapters (mailing lists: foundation-l, chapters, internal-l, iberocoop...) Porta-voz para imprensa/Relações públicas Responder a telefonemas/correio/emails Moderação da mailing list 3) Comunicações Relatórios de atividade (recolher de cada departamento, integrar) Comunicação com a comunidade de editores (Esplanadas dos projetos) Press releases Gestão do conteúdo do site wikimedia.pt (quem somos, FAQs, como doar, apoios, etc.) Actas das reuniões

4) Informática Manutenção técnica do site (domínio, extensões da wiki, FTP, etc.) Configuração do CiviCRM Administração do blog (temas, plugins, contas...) Criação e manutenção de sites para atividades concretas 5) Tesouraria Recolher quotas + enviar recibos Contabilidade (atualizar folha de caixa / digitalizar recibos) Enviar declarações às finanças Conta bancária (criar/aprovar movimentos) Produzir orçamentos e balanços financeiros Seguir a mailing list treasurers 6) Angariação de fundos Fundraiser anual (banners locais, traduções) Manter infraestruturas de doações Transferência bancária Paypal Cartão de crédito Multibanco Patrocínios a eventos Comunicação com doadores Agradecer Obter dados para tesouraria/recibos Enviar recibos Preparar pedidos de subsídios (grants)

3) Áreas de ação

Estas são áreas genéricas de classificação das atividades que a associação pode executar para cumprir a sua missão. As atividades categorizadas em cada secção abaixo não são necessariamente recorrentes, pelo que serão executadas por equipas de trabalho (task forces) transitórias. As equipas serão criadas reunindo os membros mais apropriados, de acordo com a dimensão da atividade em questão, e com as competências, interesses, disponibilidade e acesso a recursos de cada membro. Datas propícias para realização de eventos incluem efemérides, aniversários, milestones dos projetos, etc.

1) Coleção de conteúdo livre

• GLAM: Digitalização/catalogação/restauro de imagens; clarificação de licenças indeterminadas; lobbying em relação a conteúdo semi-livre (ex: CC-NC ou CC-ND)
• Project Gutenberg / Distributed proofreaders (parcerias? wikilivros?)
• Fotógrafos (flickr, olhares...): incentivar o licenciamento livre
• Personalidades públicas: contactar diretamente para fornecimento de fotografias, ou criar portal ao estilo wikiportret.nl

2) Criação de conteúdo livre

• Formações/workshops/"embaixadores", destinados a:
  • Academia: escolas secundárias e profissionais, universidades (alunos/professores/investigadores)
  • Geeks: Grupos Linux/Ubuntu; Open source; Openstreetmap (troca de experiências, hackathons...)
  • Idosos: ver meta:Wikipedia Trainers
  • Criativos: artistas, fotógrafos... (licenciamento)
• Criação e distribuição de materiais promocionais em locais associados aos grupos acima
• Expedições/peddy-papers, jogos? concursos...
• Conseguir passes de imprensa para editores wiki ou fotógrafos, para fotografar pessoas/eventos

3) Disseminação de conteúdo livre

• Parcerias com detentores de canais de comunicação digital (operadoras da rede móvel, hotspots wifi, FON, etc.) para acesso gratuito (dinâmico) aos conteúdos Wikimedia
• Conteúdo estático ("sabia que?", incentivo à participação) em transportes públicos, periódicos gratuitos (ex: Destak), Magalhães, etc.
• QR codes (ex: QRpedia)

4) Apoio aos projetos Wikimedia em Portugal

• Línguas: mirandês, minderico
• Hackathons (bug fixes / workshops: bots, toolserver, api, extensões... / tradução / documentação / tarefas de manutenção)
• Concursos in-wiki (milestones, aniversários...)
• Lobbying (com Creative Commons, etc.) / recolher info e produzir recursos de consulta/instrução sobre leis em Portugal sobre copyright, domínio público, licenciamento de trabalhos do governo, direitos de panorama...
• Incentivar editores a participar na comunidade Wikimedia global (ex: bolsas wikimania)