Relatórios/Conferências/Fundraising Summit 2011

Em Junho de 2011, a WMPT participou no Fundraising Summit, em Vienna, Áustria, cujo objectivo era estabelecer as bases para a realização da campanha de angariação de fundos da Wikimedia, envolvendo a WMF e os chapters em estreita coordenação. A WMPT foi representada por Waldir Pimenta.

Abaixo o relatório do encontro, originalmente publicado na mailing list:

1. Participar no fundraising dá muito mais trabalho do que à primeira vista possa parecer. Podemos simplificar algum do workflow com a automatização de alguns passos, mas (a) essa automatização também leva algum tempo a se criar, testar e manter, e (b) foi-nos recomendado que desenvolvamops o processo 1º e só depois o tentemos optimizar (dica 1).
2. Neste sentido, falei com os chapters que fizeram o fundraising de forma semi-manual para entender bem os passos envolvidos. São, por alto (assumindo um sistema com paypal para simplificar), os seguintes:
   • O doador clica no banner, e pelo seu IP se determinar que está em Portugal, é encaminhado para o nosso portal de donativos
   • Nessa página, teremos o appeal e de preferência logo o formulário de doação (os testes nos anos anteriores demonstraram que quanto mais simples for essa parte, maior é a percentagem de pessoas que doa -- dica 2)
   • Ao preencherem, são encaminhados para a página do paypal para aprovarem a transacção, e depois novamente para a nossa página
   • Ao fim de cada dia, extraimos a lista de doações do paypal em formato csv, e passamo-la por um script (os da WMHU deram-me o que usaram para adaptarmos) que o converte para ser lido pelo CiviCRM
   • Importa-se a lista para o CiviCRM, o que coloca os contactos do doador na nossa lista de contactos, e permitirá o envio massivo de emails pelas funções do CiviCRM.
   • Envia-se o email de agradecimento/recibo
   • Diariamente partilham-se as estatisticas de doações recebidas e dos testes efectuados (diferentes appeals e os seus graus de eficiencia, etc) à WMF e aos outros chapters
3. A lista acima naturalmente não é exaustiva, mas dá para dar uma ideia do nível de trabalho envolvido. No ano passado, houve perto de 2400 doações durante o período de fundraising, e desde então cerca de 30 a 40 mensalmente. Se assumirmos um workflow completamente manual (e vai ter que ser no caso das transferencias bancárias por exemplo) de 1 minuto por doação, isso dá 40 horas de trabalho -- ou seja, com 4 pessoas a trabalhar 1 de cada 3 dias durante 1h por dia, durante um mês (a duração aproximada do fundraising), conseguimos, em princípio, gerir a coisa (sem contar outros aspectos, como os testes, os banners, etc). Naturalmente, com menos pessoas a carga multiplica-se para cada pessoa.
4. Portanto, a primeira coisa que temos que decidir é: quem estará disposto a assumir os encargos com o fundraising? Eu e o André em princípio faremos parte da equipa, especialmente a nível técnico (portal / paypal / testes, etc), mas tendo em conta que a preparação da infraestrutura deve começar já nas próximas semanas (e temos até o fim do mês para decidir e assinar o agreement anyway) é preciso saber quem mais está disposto a esse esforço sustenido.
5. Tenho uma série de detalhes e dicas a nível técnico, que não vou indicar aqui para não vos maçar. É preciso definirmos quem fica a cargo do aspeto técnico do fundraiser, até porque nos próximos dias será discutida a possibilidade de realizar um meeting hands-on específico para a configuração do CiviCRM dos chapters, resolução de problemas, integração do mesmo com os sistemas de pagamento, produção de um manual how-to de CiviCRM para chapters wikimedia, etc. Falou-se na possibilidade de usar o Wikimania para isso, mas seria muito tarde, por isso teria que ser já em Julho. Sei que o Nuno anda metido até o pescoço no WLM, e o Lije não sei se estaria disposto a ir a esse encontro, o André também normalmente tem pouco tempo... e eu ainda sei muito pouco do CiviCRM mas anyway, é algo a decidirmos.
6. Temos a possiblilidade de definir um target de até $50.000 para o fundraiser, já que o agreement prevê um valor de 150% do valor recolhido no ano anterior, mas isso não se aplica a chapters que não participaram no fundraiser, naturalmente. Ainda assim, sugeriram-nos usar 150% do que gastámos no ano anterior como um guideline, pois muito dinheiro, por melhor que possa parecer, é difícil de gastar especialmente se não estamos preparados/acostumados a lidar com essas quantias (e com o número de pessoas que organizar projectos maiores envolve). É outro ponto a debatermos.
7. Rapidamente, sobre o agreement, não houve objecções de maior; em princípio todos os chapters assinarão a versão actual, possivelmente com algumas modificações menores (que não nos afectam a nós)
8. Formas de doar: cada país tem costumes diferentes, a que os chapters se adaptaram. No nosso caso, cartões de crédito não são extremamente comuns, pelo que beneficiaríamos de outras opções. Para já temos paypal (se tiverem conta nele), cartão de crédito (via paypal, mesmo se não tiverem conta), e transferência bancária. Houve chapters que experimentaram com doações via SMS, chamadas (tipo os votos dos concursos da TV), débito directo, e outros métodos que em Portugal não existem. Penso que seria interessante (o Nuno já mo tinha sugerido) termos a opção de pagamentos por multibanco. Também podemos ter um pequeno link a explicar como usar o MBnet para gerar cartões de crédito temporários, para quem não tenha (imaginem estudantes que querem agradecer à Wikipedia por lhes ter ajudado, mas não podem por nao terem cartao de credito). Convém falarmos sobre quais destes métodos seria interessante explorar, bem como detalhes de implementação (quão difícil é obtê-los, como recolher os dados dos doadores para envio do recibo/agradecimento, etc).
9. Houve várias dicas sobre como produzir bons banners, bons appeals, bons emails, etc -- muitos destes podem ser obtidos aqui: http://meta.wikimedia.org/wiki/Fundraising_2010/Fundraiser_report. Tirei notas que ajudarão no processo específico de produção dessas componentes.
10. Também tenho várias notas/dicas relevantes ao processo, como medidas para evitar doações fraudulentas/erróneas, como lidar com a possibilidade de que o paypal nos bloqueie a conta se começar a "chover dinheiro" de repente, etc.

Por alto, são estes os highlights. Creio que devemos marcar uma reunião online para breve (este fim de semana por exemplo) para definir as questões que coloquei acima e outras que eventualmente sejam relevantes. naturalmente, estou disponível para esclarecimentos extra se houver detalhes que me esqueci de cobrir.

Quanto à parte social, foi excelente. É tudo muito boa gente, e divertimo-nos bastante a conhecer Vienna. Não levei máquina de fotos, mas havia quatro fotógrafos com máquinas muito boas (o australiano aparentemente colecciona máquinas fotográficas e tinha uma mão-cheia delas). As fotos deverão em princípio ir parar aqui: http://commons.wikimedia.org/wiki/Category:Fundraising_Summit_2011

Por último, uma nota sobre o atraso: perdi o voo de domingo, devido às obras no metro que nos fizeram (a mim e ao Pharos, que íamos juntos) demorar mais tempo do que planeáramos. A WMAT gentilmente ofereceu-nos a noite extra que tivémos que passar no hotel. Entretanto, o André passara-me algum dinheiro para manutenção (sem o qual eu não teria podido revalidar o bilhete para o dia seguinte!), e após feitas as contas os detalhes e os recibos desses gastos irão ser colocados na nossa folha de caixa.

Creio ser tudo por agora.

Abraços,
Waldir