Fonte: Wikimedia Portugal
- Espaço para X pessoas;
- Necessidades de audio-visuais;
- Impressão de placas identificativas de cada orador;
- Eventuais fitas e cartões de acesso;
- Requisitar eventuais acessos wireless;
- Averiguar necessidades específicas;
- Se houver coffee-break:
- adquirir guardanapos, pratos, talheres;
- preparar destino para o que sobrar (ex. doar a instituições de caridade)
- Tipicamente, o anfitrião deverá ter algo a dizer no início do evento;
- Averiguar se o anfitrião consta do programa;
- Pedir biografia a todos os oradores;
- Pedir apresentações com antecedência;
- Notificar os oradores directamente com antecedência e indicações de como chegar ao local;
- Afixar as apresentações e vídeos;
- Disponibilizar formulário online para registo e confirmação de registo;
- Notificar participantes com antecedência com contactos e indicações de como chegar ao local;
- Não esquecer fechar as inscrições após o início do evento;
- Elaboração do comunicado de imprensa
- Cartazes de divulgação
- Divulgação web
- Divulgação nos canais tradicionais (TV, Rádio, Jornais)
- Website para o evento?
- Delinear estratégia de broadcasting: streaming, tweeting, IRC, etc.
- Não esquecer alterar website para o passado após o evento.
- folhetos cheatsheet
- Pins
- Formulários de inscrição
- T-shirts
- Requisitar acesso ao cartão de débito, ou determinar a flexibilidade nos pagamentos;
- Fazer reservas de alojamento para oradores;
- Fazer reservas de transporte para oradores;
- Fazer eventuais reservas para participantes;
- Questões aduaneiras
Uma associação tem a possibilidade de requerer franquia sobre os produtos que importa ao desalfandegar. Consultar:
- Incluir relatório de gastos
- Convém partilhar notas pessoais com os elementos da associação que não puderam participar
