Organização de eventos

Espaço

• Espaço para X pessoas;
• Necessidades de audio-visuais;
• Impressão de placas identificativas de cada orador;
• Eventuais fitas e cartões de acesso;
• Requisitar eventuais acessos wireless;

Catering

• Averiguar necessidades específicas;
• Se houver coffee-break:
  • adquirir guardanapos, pratos, talheres;
  • preparar destino para o que sobrar (ex. doar a instituições de caridade)

Programa

• Tipicamente, o anfitrião deverá ter algo a dizer no início do evento;
• Averiguar se o anfitrião consta do programa;
• Pedir biografia a todos os oradores;
• Pedir apresentações com antecedência;
• Notificar os oradores directamente com antecedência e indicações de como chegar ao local;
• Afixar as apresentações e vídeos;

Inscrições

• Disponibilizar formulário online para registo e confirmação de registo;
• Notificar participantes com antecedência com contactos e indicações de como chegar ao local;
• Não esquecer fechar as inscrições após o início do evento;

Comunicação

• Elaboração do comunicado de imprensa
• Cartazes de divulgação
• Divulgação web
• Divulgação nos canais tradicionais (TV, Rádio, Jornais)
• Website para o evento?
• Delinear estratégia de broadcasting: streaming, tweeting, IRC, etc.
• Não esquecer alterar website para o passado após o evento.

Merchandising

• folhetos cheatsheet
• Pins
• Formulários de inscrição
• T-shirts

Logística

• Requisitar acesso ao cartão de débito, ou determinar a flexibilidade nos pagamentos;
• Fazer reservas de alojamento para oradores;
• Fazer reservas de transporte para oradores;
• Fazer eventuais reservas para participantes;
• Questões aduaneiras
  Uma associação tem a possibilidade de requerer franquia sobre os produtos que importa ao desalfandegar. Consultar:

• Artigo 90 do Regulamento nª 1186/2009 ao abrigo do Artigo 61 do Decreto-Lei 31/89.
• Regime comunitário de franquias aduaneiras

Relatório

• Incluir relatório de gastos
• Convém partilhar notas pessoais com os elementos da associação que não puderam participar