Organização de eventos

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Espaço[editar]

  • Espaço para X pessoas;
  • Necessidades de audio-visuais;
  • Impressão de placas identificativas de cada orador;
  • Eventuais fitas e cartões de acesso;
  • Requisitar eventuais acessos wireless;

Catering[editar]

  • Averiguar necessidades específicas;
  • Se houver coffee-break:
    • adquirir guardanapos, pratos, talheres;
    • preparar destino para o que sobrar (ex. doar a instituições de caridade)

Programa[editar]

  • Tipicamente, o anfitrião deverá ter algo a dizer no início do evento;
  • Averiguar se o anfitrião consta do programa;
  • Pedir biografia a todos os oradores;
  • Pedir apresentações com antecedência;
  • Notificar os oradores directamente com antecedência e indicações de como chegar ao local;
  • Afixar as apresentações e vídeos;

Inscrições[editar]

  • Disponibilizar formulário online para registo e confirmação de registo;
  • Notificar participantes com antecedência com contactos e indicações de como chegar ao local;
  • Não esquecer fechar as inscrições após o início do evento;

Comunicação[editar]

  • Elaboração do comunicado de imprensa
  • Cartazes de divulgação
  • Divulgação web
  • Divulgação nos canais tradicionais (TV, Rádio, Jornais)
  • Website para o evento?
  • Delinear estratégia de broadcasting: streaming, tweeting, IRC, etc.
  • Não esquecer alterar website para o passado após o evento.

Merchandising[editar]

  • folhetos cheatsheet
  • Pins
  • Formulários de inscrição
  • T-shirts

Logística[editar]

  • Requisitar acesso ao cartão de débito, ou determinar a flexibilidade nos pagamentos;
  • Fazer reservas de alojamento para oradores;
  • Fazer reservas de transporte para oradores;
  • Fazer eventuais reservas para participantes;
  • Questões aduaneiras
    Uma associação tem a possibilidade de requerer franquia sobre os produtos que importa ao desalfandegar. Consultar:

Relatório[editar]

  • Incluir relatório de gastos
  • Convém partilhar notas pessoais com os elementos da associação que não puderam participar